Políticas Financeiras da Jurubatuba

Este manual estabelece regras e procedimentos para o uso dos recursos da igreja, independentemente da origem (dízimos, ofertas, doações, campanhas ou eventos). Aplica-se a todos os líderes, ministérios e colaboradores que solicitem, aprovem ou executem despesas e receitas.

Sistema oficial de gestão

O sistema oficial de gestão da igreja é o Eklesia. Todo evento, campanha, receita e link de pagamento deve ser registrado nele. Ao longo deste manual, "sistema de gestão" e "Eklesia" designam a mesma ferramenta. O Eklesia é o registro oficial; os anexos são documentos de apoio, controle e arquivamento.

Papéis e contatos de aprovação

Os e-mails institucionais foram mascarados nesta versão de publicação. A Tesouraria mantém a lista de contatos atualizada no Eklesia.

1.1Considera-se evento toda atividade que atenda a pelo menos um destes critérios: envolver despesas ou receitas específicas, possuir orçamento próprio, ou ter início e fim definidos.

1.2Planejamento e aprovação

Todo evento deve ser planejado, aprovado e cadastrado no Eklesia antes de qualquer divulgação ou geração de despesa. Sem orçamento aprovado, o evento não pode gerar despesas. O responsável preenche integralmente a seção "Orçamento" do Anexo I (previsão de despesas e receitas).

Fluxo sequencial de aprovação

1.3Controle de receitas e despesas

Todo recebimento (inscrições, vendas, contribuições) deve ocorrer exclusivamente por link de pagamento gerado no Eklesia, garantindo rastreabilidade. Para valores fixos (inscrições, camisetas, refeições), cria-se um "Evento"; para valores variáveis (bazares, campanhas), cria-se uma "Campanha".

Métodos aceitos: débito, crédito à vista e Pix. Dinheiro em espécie e crédito parcelado devem ser evitados e só ocorrem com autorização prévia da Tesouraria.

As despesas seguem as Políticas de Compras e Reembolso. Compras sem aprovação prévia não serão reembolsadas, salvo exceções formalmente aprovadas. Quando dentro do valor aprovado, o responsável apenas solicita o pagamento ou reembolso à Tesouraria, anexando a solicitação formal, os documentos fiscais e o Anexo I com a seção "Realizado" preenchida. Se as despesas ultrapassarem o previsto, é necessária nova aprovação pelo fluxo acima.

1.4Prestação de contas

Todo evento deve ter prestação de contas formal, entregue à Tesouraria em até 15 dias corridos após o encerramento, contendo: orçamento aprovado, despesas e receitas realizadas, comparativo entre orçado e realizado, saldo final (superávit ou déficit) e justificativas para desvios relevantes. O Anexo I é a ferramenta oficial.

2.1Estabelece regras para compras de bens ou serviços, contratações e aquisições. Toda compra deve estar prevista no orçamento anual da igreja ou no orçamento de um evento aprovado, qualquer que seja a origem dos recursos.

2.2Solicitação de compra

Toda compra começa por solicitação formal, com todos os dados do Formulário do Anexo II. Nenhuma aquisição pode ser feita antes da aprovação formal. Para compras acima de R$ 700,00, apresentam-se 3 orçamentos sempre que possível, preenchendo o formulário com os dados do fornecedor mais barato. Em caso de fornecedor único, apresenta-se justificativa.

Seleção de fornecedores

• Priorizar fornecedores com CNPJ ativo que emitam Nota Fiscal válida.
• Fornecedor pessoa física é exceção, admitido apenas quando não houver fornecedor formal disponível, o serviço for pontual ou emergencial, ou o valor for baixo ou justificado.
• Todas as compras usam o CNPJ da Igreja (dados abaixo).

2.3Fluxo de aprovação

Consulte a tabela consolidada e o simulador na seção Alçadas. Em resumo: até R$ 300 e dentro do orçamento anual, aprovam o líder e a Tesouraria; acima de R$ 300 ou fora do orçamento, entra também o Pastor.

Compras que gerarão despesas recorrentes (manutenção, limpeza, telefonia, internet, assinaturas) são aprovadas uma única vez, no ato da contratação. Compras sem aprovação prévia são de responsabilidade financeira do comprador e não geram obrigação de ressarcimento pela Igreja.

2.4Execução do pagamento

O pagamento é feito preferencialmente de forma direta ao fornecedor pela igreja. Após a aprovação, o solicitante envia à Tesouraria, de forma digitalizada:

• Compras regulares: Nota Fiscal ou Cupom Fiscal (recibo só para pessoa física, conforme Anexo III) e dados bancários do fornecedor (Pix, TED) ou documento de pagamento (boleto, link Pix).
• Compras online: documento de pagamento (boleto, link Pix) e envio da Nota Fiscal após o pagamento pela Tesouraria. A compra online também pode ser executada pela própria Tesouraria mediante link específico.

Para prestação de serviço, recomenda-se pagar somente após a realização e verificação do serviço. A Tesouraria tem até 5 dias úteis para processar; o pagamento pode ser rejeitado por dados incorretos ou ilegíveis.

Meios autorizados: Pix, TED e boleto. Dinheiro em espécie e cartão de crédito não são autorizados para compras.

2.5Conflito de interesses

Não é permitido comprar ou contratar de empresas próprias, de familiares diretos ou de pessoas próximas sem transparência e aprovação formal da liderança. Qualquer potencial conflito deve ser declarado previamente para análise e deliberação. Denúncias e situações de risco podem ser encaminhadas ao canal de ética: contato@BatistaJurubatuba.org.br.

3.1O reembolso é uma extensão da Política de Compras. O processo padrão é o pagamento direto ao fornecedor; o reembolso é excepcional, aplicável apenas quando não for viável seguir o fluxo padrão, e sempre com aprovação formal.

3.2Quando o reembolso é aceito

3.3Solicitação

Salvo emergências, todo reembolso segue exatamente os passos do item 2.2 da Política de Compras, com o Formulário do Anexo II. Nenhuma aquisição deve ocorrer antes da aprovação formal.

Em situações emergenciais, o solicitante pede aprovação do Pastor por e-mail, informando os itens, o motivo da emergência e o valor estimado; depois segue a etapa de execução abaixo.

3.4Execução do pagamento

Após aprovação, o solicitante envia à Tesouraria, digitalizado, com o Formulário do Anexo II:

• Nota Fiscal ou Cupom Fiscal (recibo só para pessoa física, conforme Anexo III).
• Comprovante de pagamento.
• Dados bancários do solicitante. O reembolso é feito exclusivamente na conta de quem efetuou o gasto.

A Tesouraria tem até 5 dias úteis para processar; o reembolso pode ser rejeitado por dados incorretos ou ilegíveis.

3.5Medidas de controle

Despesas fora do orçamento aprovado exigem justificativa formal e passam por análise específica, podendo ser aprovadas ou recusadas pela liderança. O descumprimento pode resultar em recusa do reembolso e restrição temporária a novas solicitações, sempre com justiça e transparência.

Tabela única consolidando as regras de aprovação de todas as políticas. Use o simulador para descobrir, em segundos, quem precisa aprovar uma despesa específica.

Conflito de interesse: se o solicitante for o próprio aprovador, essa etapa é dispensada; se for o Pastor ou o Tesoureiro, o Vice-presidente assume a aprovação.

Seção nova que trata da proteção de dados, das obrigações fiscais em pagamentos a pessoa física e dos controles internos que sustentam a transparência. Os pontos fiscais devem ser confirmados com a assessoria contábil da igreja.

Proteção de dados (LGPD)

A política aplicável ao site e às ferramentas online é a Política de Privacidade oficial da igreja. Denúncias e situações de risco vão ao canal de ética: contato@BatistaJurubatuba.org.br.

• Finalidade: os dados coletados (bancários, contato, notas) servem apenas para executar pagamentos, reembolsos e prestação de contas.
• Acesso restrito: somente a Tesouraria e os aprovadores da etapa acessam os dados de cada solicitação.
• Retenção e descarte: os documentos são guardados pelo prazo legal e contábil e descartados de forma segura ao fim da finalidade.
• Canal seguro: dados bancários devem ser enviados por canal controlado da Tesouraria, evitando grupos e e-mails abertos. Nunca compartilhe senhas.

Obrigações fiscais em pagamentos a pessoa física

• Voluntário x autônomo: serviço voluntário não é remunerado. Pagamento por serviço eventual caracteriza prestação onerosa e deve ser formalizado, evitando risco de vínculo trabalhista.
• Recibo simples x RPA: o recibo do Anexo III cobre casos simples. Serviço de autônomo geralmente exige Recibo de Pagamento Autônomo (RPA), com retenção de INSS e IRRF quando aplicável.
• Notas de serviço de PJ: verificar retenções aplicáveis (ISS, IRRF e demais) conforme a legislação e o município.

Controles internos

Glossário

Use a busca no topo da página para filtrar os termos.

Evento

Atividade com despesas ou receitas específicas, orçamento próprio, ou início e fim definidos.

Fornecedor único

Situação em que só há um fornecedor viável para o bem ou serviço; exige justificativa formal por escrito, dispensando os 3 orçamentos.

Despesa recorrente

Gasto contínuo e previsível (manutenção, limpeza, telefonia, internet, assinaturas), aprovado uma única vez no ato da contratação.

Situação emergencial

Necessidade imediata de compra para evitar prejuízo operacional ou cancelamento de atividade, sem tempo hábil para o fluxo regular. Exige aprovação do Pastor por e-mail e regularização posterior.

Pequeno gasto operacional

Despesa de baixo valor e baixo risco para viabilizar a rotina, elegível a reembolso.

RPA

Recibo de Pagamento Autônomo, documento que formaliza pagamento a pessoa física por serviço, podendo envolver retenção de INSS e IRRF.

Segregação de funções

Separação de tarefas conflitantes (autorizar, aprovar, executar, conciliar) para reduzir erro e fraude.

Conciliação bancária

Conferência periódica entre o extrato bancário e os lançamentos financeiros registrados.

Prestação de contas

Relatório formal comparando orçado e realizado, com saldo final e justificativas, entregue em até 15 dias após o evento.

Eklesia

Sistema oficial de gestão da igreja, onde eventos, campanhas, receitas e links de pagamento são registrados.

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Modelos de referência dos anexos oficiais e checklists interativos para conferir a documentação antes de enviar à Tesouraria.

Checklists de documentos

Anexo I - Controle de Eventos

Anexo II - Formulário de Compras e Reembolso

Anexo III - Modelo de Recibo